Comment faire une nouvelle transaction ou écriture comptable?
Voici 3 types de transactions, aussi appelées écriture comptable.
1) Une écriture qui n'affecte pas les comptes à recevoir ni les comptes à payer, par exemple :
- Vous faites un transfert entre votre petite caisse et la banque.
- Vous transférer un compte d'un compte de revenu à un autre compte de revenu.
- Vous faites une écriture de fin d'année ou une écriture de régularisation.
- Le vitrier vient changer une vitre et vous le payez immédiatement par chèque sans lui créer de compte fournisseur ou vous payez votre compte mensuel de téléphone sans créer de compte fournisseur.*
- Toute autre transaction qui ne touche pas les comptes à recevoir ou les comptes à payer.
Pour ce faire, allez dans Compabilité, Nouvelle transaction et inscrivez les comptes concernés. Bien sûr, il faut que la transaction balance, c'est-à-dire que la somme des débits doit égaler la somme des crédits. Si vous n'êtes pas familier avec la notion de débit et de crédit, dites-vous que le compte augmente s'il est en vert ou diminue s'il en rouge. Une balance de zéro est une transaction qui balance.
Par exemple, si vous faites un chèque pour renflouer la petite caisse, votre transaction ressemblera à Petite caisse au débit en vert, car la petite caisse augmente vers la Banque au crédit en rouge, car la banque diminue. C'est ce qu'on appelle dans le jargon une transaction à deux pattes.
*Vous pouvez quand même créer un fournisseur pour le vitrier. Si ce dernier doit revenir, vous serez bien content d'avoir ses coordonnées à portée de main. Même chose pour votre fournisseur de téléphonie et les remboursements d'essences. Dans ce dernier cas, créez un compte Essence, pas besoin de créer un compte Esso, Petro-Canada, Shell, etc.
2) Générer une facture à un client ou recevoir une facture d'un fournisseur. Dans la case CLIENT ou FOURNISSEUR, inscrivez le nom et faites DEBIT/CREDIT selon le cas et complété la transactions.
Bien que vous pouvez générer une facture à un client via une transaction, le fait de transformer une vente en facture le fera automatiquement pour vous tout en laissant une trace de cette facture dans le menu vente.
Pour la facture d'un fournisseur, si vous avez eu besoin de passer par le processus de bon de commande par le menu Achat, vous n'avez pas besoin de créer une transaction.
Autrement dit, quand vous achetez de l'électricité, vous n'avez pas besoin de faire un bon de commande, de l'envoyer à Hydro-Québec et de réceptionner l'électricité. Vous pouvez entrer directement la facture à payer par une nouvelle transaction.
Entrer le numéro de la facture en référence, un nom (pour faciliter une recherche éventuelle), sélectionnez un fournisseur existant et cliquez sur Facture + en vert. À noter que le compte comptable associé à ce dernier est automatiquement sélectionné. Ce compte vient de la fiche du fournisseur dans l'onglet Termes.
Au débit du compte Énergie, entrez le total de la facture. À noter dans mon exemple le raccourcis dans la petite roue dentelée qui ajuste automatiquement les taxes dépendemment si vous avez inscris le sous-total avant taxes ou le total toutes taxes comprises (TTC).
Cliquez une fois dans la case Crédit en vert sur la ligne des Comptes à payer pour faire balancer la transaction.
Enregistrez et fermer pour avoir un nouveau compte payable.
3) Recevoir un dépot ou faire un payer une facture à notre fournisseur. Dans la case CLIENT ou FOURNISSEUR, inscrivez le nom et faires DEBIT/CREDIT selon le cas et complété la transactions. Vous verrez toutes les factures impayées, à vous d'indiquer si vous donner un escompte pour chacune des factures ainsi que d'indiquer le montant payé par facture. Si un client/fournisseur paie un peu plus, vous pouvez indiquer une escompte "négative", genre -.02$ Si un client/fournisseur paie plus et que vous voulez mettre ce surplus de paiement dans la colonne que nous avons souligné en jaune.
Annuler une transaction en tout ou en partie
Si vous êtes sur la transaction en question et que vous avez une poubelle au bout de la ligne, vous pouvez cliquer dessus., faites-le, sinon, refaites une nouvelle transaction, exactement comme la première, mais tout ce qui est en CREDIT, vous le mettez DEBIT et tout ce qui est DEBIT, vous le mettez CREDIT. Ce faisant, vous allez faire une transaction exactement inverse à la première, les deux transactions vont donc s'annuler et vous pourrez refaire la bonne transaction.
Taxable ou non?
Parfois, il est plus facile d'inscrire le montant avec les taxes et demander à Actif de déduire les taxes. Dans ce cas, simplement inscrire le montant total et cliquez sur "TX INCL", vous verrez alors le montant total baisser des taxes et les taxes s'inscrire.
Frais bancaires
Exemple de transaction de frais de banque.
Pour faire une transaction dans un compte recevable ou payable, il faut d'abord sélectionner un client (recevable) et cliquer sur le bouton Facturer (D+) ou un fournisseur et cliquer sur le bouton Facturer (C+). Vous aurez alors accès aux comptes recevables et payables que vous avez configurés dans l'onglet comptabilité.
Dupliquer une transaction